Um produtor de eventos precisa estar preparado para desenvolver uma atividade que vai exigir dele uma série de funções. Somente se todas elas funcionarem é que ele terá um resultado positivo da atividade. Entre as tarefas é necessário destacar a princípio qual será o conceito do evento, o orçamento também é de extrema importância, assim como a contratação de pessoal qualificado. As tarefas não param por aqui, pelo contrário, elas seguem, com a promoção do evento, a reserva da locação adequada e muito mais.
Dicas Para Trabalhar Com Eventos:
1- É necessário ter os conhecimentos básicos necessários.
Um evento só vai acontecer do jeito que foi planejado se no mínimo, quem o planeja conheça o básico no que diz respeito aos fornecedores. É preciso conhecer as pessoas certas que fornecem a iluminação, o equipamento de som e tudo o mais que será necessário para montar a estrutura do evento. Além disso, é de extrema importância ter em mente locais que podem ser usados como locação na cidade em que se propõe a prestar os serviços.
2- É necessário ter uma ótima comunicação, que funcione.
Quem pretende trabalhar com eventos deve ser um mestre da comunicação, pois precisará usá-la com clientes, público, equipe e fornecedores. Com modos de abordagem diferente para cada tipo de pessoa a que se dirige. Sem habilidade para lidar com pessoas é impossível conseguir tirar um eventod o papel. Dependendo do tamanho do projeto, ainda é necessário saber lidar com a mídia, neste caso, pode ser melhor contar com a ajuda de uma assessoria de imprensa.
3- É necessário considerar a segurança como parte principal do seu trabalho.
Todo tido de evento, sem execeção, exigirá segurança para quem participar. E segurança nunca é demais, é parte fundamental. Sem esquecer que além da segurança física de quem participa como protagonista e quem é público, no caso de eventos com alimentos, siga todas as indicações da vigilância sanitária.
4- É necessário saber negociar.
Para trabalhar em eventos é necessário saber negociar com os fornecedores. Só assim se consegue as melhores condições.
5- É necessário saber gerenciar o tempo.
Um produtor de eventos deve trabalhar de olho no “relógio”. Um evento só sai do papel se nenhuma das suas etapas atrasar e se isso acontecer esse tempo deverá ser recuperado de alguma forma. Organização é fundamental para gerenciar o tempo.
6- É necessário saber montar uma estratégia e segui-la do início ao fim.
Não é possível fazer um evento, por menor que seja, sem ter um planejamento e uma estratégia bem organizada para ser seguida. Tudo deve ser controlado do início ao fim e durante o evento. Além disso, o produtor do evento deve conhecer o mínimo de finanças e administração, uma vez que o orçamento é fundamental para conseguir concretizar o projeto.
7- É necessário saber tomar decisões quando estiver sob pressão.
Não imagine trabalhar em evento e que tudo vai dar certo ou se algo der errado você terá tempo para decidir o que fazer. Está longe de ser um trabalho que proporciona essa calmaria. Pelo contrário, espere sempre o inesperado e que a qualquer momento será necessário tomar uma decisão, importante e sem tempo para avaliar. Por isso, é fundamental ter essa habilidade de pensar rapidamente.
Isso inclui também muito jogo de cintura, habilidade para lidar com os imprevistos conseguindo obter o melhor resultado possível e sem comprometer o andamento do evento.
8- É necessário saber como divulgar um evento.
Você pode montar o melhor evento do mundo, com tudo perfeito, mas se a divulgação não foi adequado não terá o público esperado. A divulgação é tão importante quando o evento em si, tem o mesmo peso. São regras simples como direcionar a divulgação para o público-alvo. Se o evento é para jovens não adianta trabalhar com a divulgação entre pessoas mais velhas que não se interessam pelo assunto.
Atualmente, as ferramentas oferecidas pela internet são uma excelente fonte para um produtor de eventos, principalmente as redes sociais, trabalhar com elas é fundamental.
9- Um produtor de eventos não trabalha sozinho.
Você pode ser ótimo profissional, mas só vai conseguir bons resultados se conseguir contratar profissionais qualificados. Pois no final são eles que estarão na linha de frente fazendo com que o evento aconteça.
Para chegar a esse bom resultado, os contatos são fundamentais. Quando descobrir um bom fornecedor, mantenha contato para próximas vezes.
10- Fique de olhos nas tendências para deixar seu evento atual e não dispense boas parcerias. Além disso, para trabalhar em eventos é fundamental saber ouvir o cliente. O evento é para ele e não para você. Faça o que ele pedir da melhor maneira possível e quando achar necessário dê sugestões do que poderia ficar melhor, mas sem impor suas ideias e preferências.
11- Calendário é um indicador se um evento pode dar certo ou não. Tenha cuidado com a data escolhida ou mesmo sugerida pelo próprio cliente. Alguns momentos são mais adequados ou menos para se realizar um evento. Se for de grande porte, essa preocupação deve ser redobrada.
Muitas das vezes uma pessoa define uma data para um evento sem procurar saber o que estará acontecendo naqule momento na cidade. Depois descobre que será obrigado a dividir público com um evento que tem o mesmo perfil ou que está de olho no mesmo tipo de público. Acaba que todo o trabalho fica desvalorizado, sendo que se fosse em outra data teria mais chance de dar certo.
12- Dependendo do tamanho do evento, voluntários comprometidos são sempre uma boa opção para “engrossar” o número de pessoas da equipe. Porém, muito cuidado na escolha. Só pessoas responsáveis e de extrema confiança podem fazer parte de uma equipe que trabalha para fazer um evento.
13- Não basta ser uma boa equipe, as tarefas devem ser bem distribuídas, pessoas capazes devem fazer aquilo que estão acostumadas. Não adianta ter um ótimo profissional que é ótimo para determinada tarefa, mas que em outro não rende da mesma forma. E mesmo com uma ótima equipe trabalhando você mantenha-se informado de tudo o que está acontecendo.
14- Não é porque o evento acabou que a missão de quem trabalha em evento acabou. Quando terminar tudo certifique-se de que todo o que foi usado seja entregue como o combinado com os fornecedores. Se você criar problemas para um fornecedor, certamente não poderá contar com ele novamente.
Hoje em dia uma ótima saída para o desemprego pode ser o mercado de eventos. Existem cachês para dos mais variados tipos. Interessante notar que, normalmente, não é demanda exímia experiência para trabalhar nos cargos que compõe a base da pirâmide produtiva, sem contar que é sempre possível fazer o próprio horário.É importante ter em mente que o trabalho é árduo. Os principais eventos do país acontecessem no período noturno.
Trabalhar em Eventos
O serviço na prática está em proporcionar diversão e conforto para os convidados.Atualmente, muitas universidades investem nestes tipos de curso. As primeiras do país foram Anhembi Morumbi e São Marcos (hoje São Camilo), ambas situadas na capital de São Paulo – capital continental de eventos que ocorrem pelo menos em cada quatro minutos. São cursos de média e longa duração.A maioria dos contratos de trabalho funciona de forma informal, ou seja, não existem defesas explícitas aos empregados que exercem o itinerário.
