Getting Things Done (GTD) é método para organizar tarefas para concentrar toda a energia e criatividade em completar as tarefas de uma forma livre de estresse. Este método foi desenvolvido por David Allen, no livro “Getting Things Done”. O principal princípio do GTD está na gravação das tarefas de forma confiável – usando um sistema que você confia – para libertar a mente e priorizar coisas importantes. Esta energia mental recapturada pode ser colocada no sentido de aumentar a produção em nível eficiente.
Método GTD “Getting Things Done” Para Organização Pessoal
Sistema Para Registra Ideias
O primeiro passo na GTD está em recolher toda a informação que está saltando na cabeça. Tenha sistema para registrar ideias, a mente desperdiça muita energia por neurônio para manter as ideias frescas dentro da memória. O seu processo de pensamento tende a andar em círculos, pensando e se preocupando com as tarefas que não devem ser esquecidas.
Sistema Para Registra Ideias
Ao expressar ideias em palavras e gravar fora da cabeça a mente terá permissão para não desperdiçar energia tentando se lembrar de cada detalhe que pode fazer diferença total. Uma vez que todas as tarefas estejam registradas em sistema confiável e fácil para rever sempre que quiser, não existirão maiores preocupações em fazer qualquer coisa.
Toodledo
O programa Toodledo pode trazer coleção perfeita para este tipo de armazenamento. Ao adicionar informações na lista existe conexão direta com a internet. Para maior comodidade os usuários podem adicionar tarefas de maneira direta no site, Firefox Plugin ou Google Gadget. A lista pode ser acessada a partir de qualquer telefone celular web móvel.
Usuários também possuem sistema físico na cesta para recolher materiais baseados em papel. Quando não existir conexão de internet se deve gravar as informações em papel e lançar na caixa de entrada. Tudo o que acaba no físico da cesta ou na sua caixa de entrada Toodledo será processado da mesma forma e quaisquer tarefas válidas serão celebrados Toodledo.
Processamento Do GTD
O segundo-passo para utilização de GTD está em levar todas as informações coletadas e processadas em pedaços com os próximos passos acionáveis. Este é o lugar onde se define os projetos e as tarefas associadas. De acordo com o autor David Allen, a diferença entre projeto e tarefa é que “pessoas realmente não fazer um projeto, mas sim as ações relacionadas a ele”.
Um projeto é algo que requer mais do que uma etapa de ação para ser concluído. Necessário gastar tempo pensando antes de definir tarefas constituintes. Isso é chamado de “Planejamento”. Se você não tem tempo para fazer, agora, necessário criar tarefa chamada “Planejamento do Projeto”. Isto, em si mesmo, é o próximo passo necessário.
Na etapa de processamento, a primeira coisa a decidir é se o item é acionável. Em outras palavras, possível de ser feito? Se a resposta for “não”, então se faz necessário decidir se o item significa material de referência, lixo, ou algo que pode tornar-se acionável no futuro. Se a resposta for “sim”, então já pode acontecer avanço no “processo de passo”.
Organização: Método GTD
Depois de processar o item é preciso organizar em algumas maneiras:
- Lixo – Não há valor em manter a informação inútil. Manter o lixo apenas contribui para a desordem em nossas vidas. Jogue fora tudo o que não é acionável ou não tem valor de referência.
- Referência – Um monte de coisas coletadas vai para a pilha de referência. Isso inclui contas pagas, marcadores de URL, declarações fiscais antigas, documentos importantes, e-mails, notas de projetos, revistas, livros, entre outros.
- Planejamento de Projetos – Item que precisa ser decomposto em constituintes passos acionáveis.
- Espera – Ação não pode prosseguir até que alguém termine a própria parte.
- Calendário – Qualquer tarefa deve ser concluída até determinada data.
- Lista de Tarefas – Certos itens de alta prioridade e tarefas devem ser feitos com urgência.
Método GTD: Inteligência Empresarial
Inteligência empresarial (Business Intelligence, em inglês) é a capacidade das organizações possuem para coletar, manter e organizar o conhecimento no mundo dos negócios. Isto produz grandes quantidades de informações que podem ajudar a desenvolver novas oportunidades. Identificar e depois implantar estratégias eficazes podem fornecer vantagem competitiva e estabilidade no mercado ao longo prazo. Conheça aspectos elementares relacionados com a Inteligência Empresarial, que quando utilizada com racionalidade podem trazer benefícios lucrativos aos empresários.
Tecnologias de BI fornecem os históricos, as visões atuais e prospectivas das operações de negócios. O objetivo da implantação de inteligência empresarial moderna está em apoiar melhor a tomada de decisões. No mundo dos negócios a concorrência está cada vez mais alta, inclusive entre as grandes marcas que existem e fazem sucesso no mundo desde a Segunda Revolução Industrial. Neste sentido, inteligência empresarial possui Sistema de Apoio à Decisão (SAD).
Embora o termo Business Intelligence simbolize às vezes sinônimo de inteligência competitiva (porque ambos apoiam à decisão sobre o que fazer), BI utiliza tecnologias, processos e aplicações para analisar principalmente de forma interna os dados estruturados e processos de negócios, enquanto a inteligência competitiva reúne, analisa e dissemina informações com foco sobre os concorrentes da empresa. Em sentido lato, inteligência de negócios pode incluir o subconjunto de inteligência competitiva.
Metodologia GTD
Na gestão do tempo as prioridades de tarefas desempenham papel central. Abordagem de Allen usa dois elementos-chave: Controle e Perspectiva. Ele propõe fluxo de trabalho de processo de controle sobre todas as tarefas e compromissos a serem feita. A revisão semanal é feita em diferentes níveis, e sugere que a perspectiva obtida a partir das análises devam conduzir prioridades.
Necessário definir a prioridade das tarefas individuais e compromissos recolhidos durante o processo de workflow. Durante revisão semanal, determine o contexto para as tarefas e coloque em listas.
Um exemplo de agrupamento de tarefas semelhantes seria fazer lista de chamadas de telefones pendentes, ou de tarefas / recados para executar enquanto o centro. Listas de contexto podem ser definidas por conjunto de ferramentas disponíveis, presença de indivíduos ou grupos para os quais há itens discutidos ou apresentados.
GTD consiste em método baseado em armazenamento, rastreamento e recuperação de informação relacionada com as coisas que precisam ser feitas!
Artigo escrito por Renato Duarte Plantier
