Organizar suas viagens como excursões tem uma série de vantagens financeiras como conseguir hospedagem mais em conta, comprar os ingressos das atrações antecipadamente (e com descontos em muitos casos pela quantidade), ter uma logística de transporte mais prática assim como estar num grupo com mais pessoas que também querem se divertir. Que tal conferir algumas dicas de como organizar uma excursão dos sonhos?
Dicas para Organizar uma Excursão dos Sonhos
Para que uma viagem em excursão seja considerada dos sonhos é interessante ter uma boa organização em que todos os eventuais problemas possam ser antecipados e resolvidos.
– Tenha os Dados Completos de Todos os Viajantes
Geralmente as viagens de excursão acontecem de ônibus ou van, independente de qual seja o meio de transporte é necessário ter todos os dados de identificação dos passageiros. Trata-se de uma regra de segurança para o caso de acidentes ou outras emergências. Sendo assim o organizador da excursão deve solicitar que todos os participantes enviem seus dados pessoais como nome completo e números de documentos.
– Roteiro de Viagem
Na hora de organizar o roteiro de atividades é importante considerar quais são os gostos pessoais de cada participante para chegar a um meio termo que agrade a todos. Para que tudo funcione bem e os participantes estejam nas atrações programadas no horário correto é essencial fixar horários e locais para as refeições.
O foco nos horários pode tirar um pouco da espontaneidade da viagem, mas é essencial. Se alguém desejar não seguir os horários é recomendado apenas que esteja a tempo no ponto de encontro para tomar o transporte. Ainda nesse quesito é bom verificar qual é a idade mínima para entrar nos diferentes eventos, isso se houver menores de idade na excursão.
– Hospedagem
O organizador da excursão também será o responsável por indicar um hotel, pousada ou hostel para o grupo ficar. Vale a pena pesquisar um local de hospedagem que esteja localizado num ponto estratégico para se deslocar para as atrações turísticas que serão visitadas. Faça uma pesquisa com os integrantes da excursão a respeito de faixas de preço de hospedagem para conseguir um lugar que esteja de acordo com as exigências de cada um e que fique dentro do seu preço base.
Peça cotações para os hotéis considerando o número de hóspedes, assim será possível conseguir descontos. Faça as reservas com antecedência, geralmente o local de hospedagem da um prazo para que eventuais cancelamentos sejam feitos sem que seja cobrado nenhum valor. Faça as suas reservas com antecedência. Observe que restaurantes também costumam oferecer descontos para grupos grandes, ligue e reserve.
– Conheça o Destino em Detalhes
Com o destino da viagem de excursão determinado é bom coletar informações como, por exemplo, se chove muito, se está muito calor, se o tempo é muito seco (algo prejudicial para quem tem doenças respiratórias) entre outras. Essas informações ajudarão a ter algumas ideias de plano B para aquelas atrações ao ar livre ou pelo menos para prevenir os participantes sobre levar uma capa de chuva.
– Administrando os Recursos
Para que toda a organização da excursão seja transparente recomendamos que o responsável pela viagem abra uma conta especialmente para esses fundos, assim não se confundirá com os seus próprios recursos. Se possível crie um grupo no Facebook ou WhatsApp em que informe todos os passos que estão sendo dados assim como fotos dos comprovantes de pagamento.
Para chegar ao valor que cada indivíduo deve pagar faça todas as cotações necessárias, escolha hospedagem e meio de transporte, some todos os valores e divida entre o número de participantes. Ofereça diferentes formas de pagamento para que seja mais fácil que os interessados participem, o PagSeguro é um grande aliado. O organizador deve ter facilidade com cálculos e negociações para que tudo dê certo.
