Dispersão nas Reuniões
Toda reunião de trabalho para ser produtiva, deve ser centrada em um ponto no qual os participantes irão discutir, evitando interrupções desnecessárias,assuntos irrelevantes e a falta de foco no tema principal.
Estabelecimento de Pautas
Os profissionais especializados, revelam que as reuniões marcadas pelas empresas, as vêzes são desnecessárias,com participação de grande número de pessoas, e o resultado é que ao acabar o encontro, novos problemas surgiram e nenhum foi solucionado, pois os organizadores não se preocuparam em estabelecer uma pauta, além de gastarem grande parte do tempo na montagem de equipamentos para ilustrarem os temas, como o programa PowerPoint, por exemplo.
Proficionais
De acordo com especialistas no Brasil, não há o hábito de valorizar o período utilizado em reuniões de trabalho, em oposição a outros países, como por exemplo os Estados Unidos, que investem grande quantidade de recursos para formar seus funcionários, conduzindo a reunião com objetivos pré-estabelecidos e otimizando o momento do encontro profissional.
Já no nosso país,a duração execessiva, assuntos paralelos, interrupções desnessárias, além de assuntos pessoais, que não devem ser levados para a reunião, acaba tornando-a muitas vêzes improdutiva. Outra situação importante é permitir e estimular a participação de todos os funcionários convidados, para que todos possam emitir suas opiniões de maneira democrática e funcional.
Baseados nessas situações, alguns especialistas sugeriram algumas atitudes para a condução da reunião de trabalho, dentre elas:
Real Necessidade da Reunião
Antes de marcar qualquer reunião de trabalho, é necessário verificar sua real necessidade, pois muitas vêzes um simples e-mail, telefone ou conferência online, consegue resolver o problema.
Necessidades
Se for realmente necessário o encontro de trabalho, o ideal é agendá-lo com bastante antecedência, encaminhando aos participantes os temas que serão abordados, pois assim os funcionários poderão se preparar para discutir as idéias propostas.
Somente Pessoas Necessárias
Segundo especialistas, a importância das reuniões nas empresas, não é determinada pela quantidade de profissionais que delas participam, por isso o convite ao comparecimento, deve se restringir somente aos funcionários que são essenciais, na condução do assunto abordado na pauta.
Objetividade
A objetividade na hora da reunião é essencial para torná-la produtiva. Se houver necessidade de interromper algum funcionário que esteja saindo do tema abordado, o condutor deve intervir com educação, porém, com firmeza para que o foco não seja perdido, até porque os horários de início e término do encontro devem ser cumpridos com pontualidade.
Interferência de Conversas Paralelas ou Polêmicas
Especialistas não aconselham a abertura da reunião com assuntos polêmicos. O ideal é começá-la com pontos simples, e só depois abordar os assuntos de mais complexidade, que devem ser discutidos no final. Se houver conversas paralelas, o condutor deve chamar a atenção do funcionário, sempre que existir esse tipo de diálogo ou outras comportamentos inadequados a uma reunião de trabalho, como piadas ou brincadeiras, que são perfeitamente dispensáveis.
Assunto
Por último, um resumo oral das decisões que foram tomadas, e registradas na pauta da encontro, deve ser feito para que todos os participantes tenham conhecimento do que foi discutido, e das próximas atitudes que serão tomadas em um segundo momento.
Salete Dias
