Quem não experimentou frustração ao organizar a caixa de entrada de e-mails? Tem gente que recebe cerca de 400 e-mails a cada dia, isso devido à variedade de atividades e contatos que tem online. Alguns realmente são interessantes em conteúdo, enquanto outros são perda de tempo.
Uma grande parte das pessoas mantém sua caixa de entrada organizada pela disciplina. Isso quer dizer que você precisa ter um sistema que sempre coloque em prática! Ao verificar seu e-mail, há várias tarefas que você pode desenvolver para se manter bem organizado, encontrando o caminho para ter uma caixa de entrada limpa e de fácil acesso.
Organizando Seu E-mail
Faça a Sua Faxina
Coloque sua tecla DELETE para trabalhar! Se você não reconhecer o remetente, olhe para o campo assunto. Ali há mensagens estranhas, rabiscos alfa-numéricos ou mensagens que não fazem sentido? Exclua tudo! Não caia em conversa fiada: os campos que disserem qualquer comentário sedutor devem ser evitados, exceção apenas as pessoas que você conhece ou faz negócios.
Nenhum desses e-mails citados são de amigos ou pessoas que você conhece, nem mesmo de empresas com as quais está fazendo negócios. Eles são de spammers, pessoas que subestimam a sua inteligência, pensando que essas mensagens vão ser algo que você vai levar a sério. Se você não reconhece o remetente e o campo de assunto, jogue fora, envie direto para a lixeira!
Organizando Seu E-mail
Organize o Que é Importante
Uma vez que você fez a faxina e jogou fora o que não prestava, está pronto para determinar o que fazer com os e-mails que sobraram e que são importantes. Você tem vários e-mails da mesma pessoa? Tem recebido e-mails de algumas empresas com bastante regularidade? Tem algum e-mail que é de negócios e outros que são mais sérios e que provavelmente precisa manter uma cópia na mão?
Este é o lugar em que os filtros entram em jogo. Filtros, ou regras, como são chamados no Outlook, são os que permitem que você organize o seu e-mail no recebimento e no envio também. Sim, há como baixar seus e-mails em pastas por temas específicos ou por contatos, assim você será mais organizado!
O Céu é o Limite!
Organizando Seu E-mail
Outro benefício dos filtros é que se você organizar o seu e-mail para funcionar em suas próprias pastas no download, sua caixa de entrada terá menos e-mails que você solicitou ou estava esperando, deixando apenas as mensagens questionáveis para analisar se prestam ou não. Os filtros só precisam ser configurados, uma vez e eles estarão trabalhando até que você não queira mais.
Depósito Temporário
Crie uma pasta chamada interessante ou algo semelhante. Esse é o lugar onde você vai colocar alguns dos e-mails de sua caixa de entrada que chamaram a atenção e que gostaria de rever em mais detalhes, mas simplesmente não tem tempo naquele instante. Depois de analisá-los, você decide se quer guardar ou não.
