O arquivamento das mensagens de e-mail é uma abordagem sistemática para salvar e proteger os dados contidos em mensagens e para que elas possam ser acessadas rapidamente em uma data posterior. No passado, as empresas muitas vezes convocavam seus usuários finais para manter seus próprios arquivos de e-mail. O departamento de TI faria os backups de e-mail, mas não de uma forma que as mensagens fossem pesquisáveis. Se um e-mail específico precisava ser rastreado, muitas vezes levava semanas para encontrá-lo.
Gerenciando sua Caixa de Correio
Com as mudanças exigidas através dos tempos, tornou-se necessário para muitos departamentos de TI para gerenciar o arquivamento em massa, para que mensagens específicas possam ser localizadas em minutos, não em semanas. A importância dessa atividade O arquivamento de e-mails é um requisito fundamental para cada organização, para o armazenamento e a manutenção de registros em conformidade. Ela reduz os custos para armazenar os e-mails, criar uma carga mais leve no servidor, dentre outras benesses. Sem muitos e-mails, vai aumentar a produtividade pessoal, pois eles serão capazes de acessar e-mails em tempo real, sem a necessidade de suporte técnico, pois a empresa nunca corre o risco de perder dados importantes devido a limitações de caixa do servidor de e-mail. As melhores maneiras de administrar seu email A fim de controlar e-mails da melhor forma, evite o entupimento caixas de correio individuais e reduzir a quantidade de arquivos no e-mail, uma caixa de correio compartilhada pode ser configurada.
Gerenciando sua Caixa de Correio
Uma caixa de correio compartilhada fornece acesso a múltiplos usuários em uma única caixa, ao fornecer endereços de e-mail claramente definidos para uso comercial, permitindo que uma única cópia do e-mail possa ser armazenada, ao contrário de várias cópias de e-mail quando as listas são utilizadas. A caixa de correio é considerada separada, liberando sua cota pessoal sendo também mais conveniente para o arquivamento, e permite que os membros que aderiram recentemente à lista saibam dos e-mails anteriores.Recomenda-se uma caixa de correio compartilhada, pois esta pode ser solicitada a qualquer momento, e existe uma necessidade de se comunicar através do e-mail como um grupo funcional e não como um indivíduo.
Gerenciando sua Caixa de Correio
Uma outra forma de utilização do email Os emails podem ser utilizados como um método informal, utilizado para a transferência de conhecimento dentro de uma organização. A transferência de conhecimento formal também acontece porque os documentos, dados ou outros tipos de recursos são captados e armazenados em formatos e meios de comunicação que permitem a recuperação por outras pessoas quando necessário. As pessoas dentro de uma empresa terão acesso rápido aos dados armazenados em e-mails e caixas de correio compartilhadas, e saberão como encontrar a informação que procuram. Como os dados foram categorizados e todos estão cientes da informação armazenada e que o acesso possa ser concedido, os funcionários, compreendendo que a informação pode ajudá-los no momento saberão onde encontrá-la. Assim, as pessoas vão entender melhor as suas responsabilidades e as responsabilidades dos outros.
